Para escritórios de contabilidade, a gravação de chamadas é uma ferramenta de monitoramento e um recurso de proteção, em um setor altamente regulamentado. Ela funciona como ferramenta de auditoria contábil e de segurança jurídica, permitindo a comprovação de instrução, prazos e autorizações que previnem litígios e garantem conformidade.Para profissionais de contabilidade, a comunicação verbal, seja por telefone ou reuniões virtuais, é um dos principais meios de receber informações de clientes, alinhar solicitações e obter autorizações para procedimentos. No entanto, o que acontece se o cliente esquecer de uma instrução ou questionar um prazo?Nesse caso, a ausência de um registro pode levar a desentendimentos, litígios e até mesmo prejuízos financeiros para seu escritório. Assim, a gravação de chamadas surge como a ferramenta de proteção, estabelecendo-se como ativo para a segurança jurídica e para a gestão de riscos.[sc name="download-pdf" ][/sc]

Por que a gravação de chamadas é um ativo jurídico?

O trabalho dos contadores envolve responsabilidades e instruções detalhadas. Por isso, a forma como o cliente informa uma alteração de dados, novas contratações ou pedidos de documentos pode ser a diferença entre o processo correto e um erro grave.E sem a gravação de todas as conversas, a comprovação de instrução pode ser apenas a palavra de um lado contra a palavra do outro. Veja exemplos nos quais a gravação de chamadas opera como ferramenta de segurança jurídica:

• Comprovação de autorização

Imagine que o cliente autorizou verbalmente uma operação fiscal detalhada por telefone. Sem um registro, é como se não existisse a comprovação de tal autorização. Neste cenário, a gravação serve como evidência inquestionável que protege o escritório contra possíveis alegações de que a autorização não foi dada.

• Documentação de prazos

O setor contábil é regido por prazos rigorosos. Por exemplo, se ocorre uma ligação em que o cliente informa o envio de um documento importante na última hora, essa informação pode ser vital para justificar um atraso. A gravação documenta esse acordo, livrando o escritório de responsabilidades futuras.

• Resolução de conflitos

Desentendimentos podem surgir a qualquer momento, principalmente, em assuntos complexos. A gravação de chamadas permite que você revisite a conversa original para esclarecer dúvidas e resolver esses conflitos de forma rápida e transparente para todos os interessados.[sc name="banner" ][/sc]

Gravação de chamadas como ferramenta de auditoria contábil

Além da segurança jurídica, a gravação de chamadas atua como um recurso de auditoria contábil, pois, permite que os gestores de escritório revisem e verifiquem a precisão das informações fornecidas por clientes e as instruções passadas por colaboradores.Isso é fundamental para manter a integridade dos processos e garantir a conformidade com as normas regulatórias. A gestão de gravação de chamadas contabilidade se integra à rotina de um escritório moderno, complementando a gestão de documentos e servindo como backup para a memória das operações.

A IUNGO e a gravação de chamadas

As soluções de comunicação da IUNGO simplificam esse processo. Nossos sistemas de telefonia virtual possuem a função de gravação de chamadas integrada, com armazenamento seguro na nuvem. Isso significa que seus áudios são salvos automaticamente e podem ser acessados a qualquer momento por meio da plataforma do Google Drive.Com a IUNGO, você não precisa de equipamentos caros ou sistemas complexos. A funcionalidade está à sua disposição para que você possa focar no que realmente importa: oferecer um serviço de excelência aos seus clientes, com a tranquilidade de saber que sua empresa está protegida.[sc name="banner" ][/sc]

Perguntas frequentes sobre gravação de chamadas em escritórios contábeis

• Por que a gravação de chamadas é importante para contadores?

É fundamental para a segurança jurídica, permitindo a comprovação de instrução, prazos e autorizações que protegem o escritório de litígios e desentendimentos com clientes.

• A gravação serve como prova legal?

Sim. Desde que as partes sejam informadas da gravação, o áudio pode servir como evidência em casos de disputa legal.

• Como a gravação de chamadas ajuda na auditoria contábil?

Ela permite que o escritório revise e verifique a precisão das informações e instruções, mantendo um registro completo de todas as interações e garantindo a conformidade.

IUNGO, cada conversa importa.

[sc name="banner" ][/sc]