A popularidade do aplicativo de mensagens entre empresas fez surgir a versão do WhatsApp Business. Com funções direcionadas aos negócios, já ficou mais fácil gerenciar o WhatsApp dos funcionários, para manter a comunicação empresarial segura, profissional e em conformidade com o serviço de atendimento ao cliente. Ainda assim, ao utilizar os números pessoais dos seus funcionários no WhatsApp para contato com cliente, você pode continuar dificultando o controle da sua comunicação, a integridade do histórico de interações e ocasionar riscos de segurança para a sua empresa e para os clientes. Para reverter isso, é possível unir os recursos corporativos do WhatsApp Business com os ramais da sua empresa, usando os números virtuais do seu PABX em Nuvem para interagir com os clientes por meio do app. Isso vai responder a pergunta: como gerenciar o WhatsApp dos funcionários de forma profissional e eficaz? E a resposta está na adoção de plataformas que operam sua comunicação em todos os canais de atendimento ao cliente oferecidos pelo seu escritório. Essa necessidade é reforçada pelo fato de que o WhatsApp é um dos canais para empresas mais usadas no Brasil, com 97% de adesão, demonstrando a relevância de uma gestão estratégica. Quando os funcionários utilizam seus próprios números de WhatsApp para atender os clientes, a empresa perde o controle sobre as interações. Até mesmo a experiência do cliente é prejudicada, pois tem que reiniciar a conversa do zero com outros atendentes, sem ter um histórico de interação. Além disso, há as demandas de segurança de dados e de conformidade com regulamentações como a LGPD. As conversas entre empresa e clientes podem conter informações sensíveis de ambos, e sem a devida proteção e registro, essas informações ficam vulneráveis.

A solução: Plataformas para gestão de conversas

Uma das formas mais eficazes de gerenciar o WhatsApp dos funcionários é através de soluções de comunicação unificada que integrem o WhatsApp Business. Mas, como isso funciona? Essas plataformas de comunicação permitem que seu escritório tenha múltiplos números para usar no WhatsApp, mas que são gerenciados através da mesma central de atendimento, garantindo um canal profissional de comunicação com o público. Nesse caso, são as centrais de PABX em Nuvem. Além disso, há as plataformas de comunicação multicanal que centralizam o histórico de atendimento do cliente em todas as interações dele com a empresa, independente do canal escolhido ou com qual atendente a conversa aconteceu.

Benefícios de gerenciar o WhatsApp dos funcionários

Implementar soluções que permitam fazer essa gestão do WhatsApp, traz benefícios notáveis para as empresas que usam desse meio como um canal de atendimento. A experiência do cliente melhora de maneira considerável, pois ele será atendido de forma contínua e, até mesmo, com maior agilidade. Ao encontro, a produtividade da equipe também aumenta, já que as conversas podem ser transferidas entre setores sem a perda de informações. Por isso, o atendimento ganha agilidade com o a adoção de sistemas de comunicação profissionais, tanto para a gestão quanto para a operação dos canais. Entre os ganhos mais importantes, está a segurança e a conformidade da empresa. Ao gerenciar o WhatsApp dos funcionários todas as conversas são monitoradas, registradas e armazenadas de acordo com os direitos de proteção de dados sensíveis. Isso garante que a empresa esteja em conformidade com a lei. Além disso, a gestão centralizada permite acesso a relatórios e métricas de desempenho para aprimorar o atendimento e identificar possíveis gargalos na comunicação do seu escritório.

O que é preciso para gerenciar o WhatsApp corporativo

O aspecto técnico mais popular para o gerenciamento de WhatsApp corporativo é a WhatsApp Business API (Application Programming Interface).Mas, o que é isso? A API é uma interface que permite a integração de softwares para gerenciar o atendimento pelo app de mensagens. Isso significa:

• Automação: possibilidade de integrar com chatbots e URAs inteligentes para triagem de atendimento e respostas automáticas.
• Integração com CRM: sistemas de Gestão de Relacionamento com o Cliente para ter o histórico completo do cliente.
• Relatórios e métricas: capacidade de extrair dados sobre volume de conversas, tempo de resposta, satisfação do cliente, entre outras métricas de atendimento.
• Segurança e conformidade: as plataformas API são construídas com foco em recursos e segurança de dados para atender a LGPD.

Como vimos, gerenciar o WhatsApp dos funcionários não é apenas uma questão de controle, mas de estratégia para elevar o nível da sua comunicação empresarial. Ao adotar soluções que integram o WhatsApp em uma plataforma segura, sua empresa garante eficiência e a construção de confiança com os clientes.